Los documentos o archivos intermamente están construidos siguiendo unas reglas de tal forma que el programa encargado de abrir un archivo pueda interpretar esa información y mostrarla en la pantalla de la computadora de la manera correcta, esto es lo que se llama formato. Los formatos pueden ser propietarios o abiertos, es decir, cualquiera puede conocer como está construida la información que la computadora interpreta internamente para mostrarnos la información, o este formato es propiedad de una empresa, a la que para conocer como está construido internamente ese archivo hay que pagarle una cierta cantidad de dinero.
El depender de una empresa para poder trabajar con archivos de un cierto formato es peligroso, ya que al sólo ella conocer como se interpreta la información, únicamente los programas desarrollados por esa empresa, o por empresas que pagaron por conocer esa información, pueden ser usados, esto restringe mucho la libertad de elección del programa que uno quiere usar. Además al no saber como está construido ese archivo internamente, esto puede representar un peligro para la seguridad de mi computadora, pues no sé como puede actuar tanto el archivo allí almacenado como el programa con el que accedo a la información contenida en ese archivo.
Sin embargo, el uso de estándares abiertos, representa muchas ventajas. La Organización Internacional de Estándares (ISO de sus siglas en inglés) asegura que el formato con el que está construido un archivo no representa un peligro a la seguridad de mi computadora, y que los programas con los que puedo acceder a la información contenida en ese archivo, no tienen porque representar un peligro a la seguridad de mi computadora, ni de la información allí almacenada. El uso de estándares me asegura el poder intercambiar información con otras personas, sin importar que programa use en su computadora, ya que al ser un estándar reconocido internacionalmente todos los programas que trabajen con ese tipo de archivos está obligado a poder trabajar con la información que ellos allí contienen.
No sería posible el intercambio de información si empleo un formato de archivo propietario, ya que obligo a las otras personas a las que proporciono la información a poseer dicho programa, y por lo tanto a exponerse al riesgo de depender de una sola empresa, y sus productos.
Los estándares abiertos, antes de ser aprobados, han pasado una seria revisión por parte de los organismos encargados de regular los estándares en cada país, por lo que me aseguran que han superado diversas pruebas que aseguran que no van a poner en riesgo la integridad de mi computadora, ni de la información allí contenida; también me aseguran que ese estándar es adecuado para ser usado por cualquier persona, sin ningún tipo de distinción. Este último punto es importante, ya que al ser un estándar, la gran mayoría de programas de cómputo preparados para ser utilizados por personas con algún tipo de discapacidad física o mental, utilizan este estándar, por lo que además acercan la posibilidad de usar la computadora a personas que en condiciones normales les resulta algo complicado.
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